Bonnes pratiques ASGARD-e
Ce document définit l'ensemble des règles d'utilisation d'ASGARD-e. Le respect de ces conventions est obligatoire pour tous les agents afin de garantir un accès pérenne et partagé à l'information.
Numérotation des répertoires
Tout répertoire nécessitant un système de numérotation doit respecter le format suivant :
01 - Répertoire 1
02 - Répertoire 2
...
99 - Répertoire 99
Nommage des fichiers numériques
Face à la diversité des dénominations de fichiers, il est souvent nécessaire d'ouvrir un fichier pour comprendre son contenu. Élaborer et respecter des règles communes de nommage est capital pour :
- Faciliter et pérenniser l'accès à l'information
- Optimiser le partage de documents
- Faciliter le tri à terme
Un nom de fichier doit être unique et significatif.
Règles générales
Le nom d'un fichier doit être succinct et précis. Il ne doit pas dépasser 31 caractères, extension comprise.
Caractères à proscrire
| Interdit |
Explication |
| Accents et trémas |
é à ï ü → pas de signes diacritiques |
| Cédille |
ç → interdit |
| Caractères spéciaux |
% * ! & / \ : ; « » # @ → tous interdits, sauf _ |
| Mots vides |
le, la, les, un, une, des, et, ou… → à supprimer |
| Termes vagues |
divers, autres, à classer → interdits |
Méthodes de classement
Classement thématique
| Méthode |
Format |
Exemple |
| Par sujet |
sujet_type_date_version.ext |
reunion_CR_2026-05-19_V01.doc |
| Par type de document |
type_sujet_date_version.ext |
CR_reunion_2026-05-19_V01.doc |
Classement chronologique
| Méthode |
Format |
Exemple |
| Chronologique par sujet |
date_sujet_type_version.ext |
2026-05-19_reunion_CR_V01.doc |
| Chronologique par type |
date_type_sujet_version.ext |
2026-05-19_CR_reunion_V01.doc |
Fichiers reçus de l'extérieur
- Les fichiers provenant de l'extérieur doivent être renommés selon les règles en vigueur.
- Les documents numérisés (souvent nommés par une suite de chiffres) doivent impérativement être renommés pour être identifiables sans ouverture.
Éléments de nommage
| Élément |
Règle |
Exemple |
| Sujet |
Nom commun, lettres minuscules non accentuées |
projet, formation, evaluation |
| Séparateur |
Pas d'espace — utiliser l'underscore _ |
projet_formation |
| Type de document |
Abréviation en lettres MAJUSCULES |
CR, OJ, RAP |
| Date |
Format américain AAAAMMJJ |
2026-05-19, 2026-05, 2026 |
| Version |
Distingue les versions du document |
VP provisoire, VF finale, VV validée |
| Extension |
Ajoutée automatiquement par le système |
.docx, .xlsx, .txt |
Liste des abréviations
A
| Terme |
Abréviation |
| Annexe |
ANNX |
| Appel à Projet |
APRJ |
| Attestation |
ATT |
| Audit |
AUD |
| Avant-Projet |
AVP |
| Avenant |
AVEN |
| Avis |
AV |
B
| Terme |
Abréviation |
| Bilan |
BIL |
| Bon de commande |
BC |
| Bon de livraison |
BL |
| Bordereau d'Envoi |
BE |
| Budget |
BUDG |
C
| Terme |
Abréviation |
| Cahier des charges |
CC |
| Carte |
CART |
| Charte |
CHAR |
| Circulaire |
CIR |
| Compte-Rendu |
CR |
| Conseil d'administration |
CA |
| Convention |
CONV |
| Convocation |
CNVC |
| Courriel |
MEL |
| Courrier |
C |
| Comité stratégique |
CS |
| Conseil de perfectionnement |
CP |
D
| Terme |
Abréviation |
| Décision |
DECI |
| Décret |
DECR |
| Devis |
DEVI |
| Diaporama |
DIAP |
| Dossier Technique |
DT |
E
| Terme |
Abréviation |
| Engagement comptable |
EC |
| Enquête |
ENQ |
| Entretien Professionnel |
EP |
| Étude |
ETU |
F
| Terme |
Abréviation |
| Facture |
FAC |
| Formulaire |
FORM |
| Formation |
FOR |
| Frais de déplacement |
FD |
G
| Terme |
Abréviation |
| Guide |
GUID |
I
| Terme |
Abréviation |
| Indicateurs |
INDIC |
L
| Terme |
Abréviation |
| Liste |
L |
| Lettre |
LET |
| Loi |
LOI |
| Livret d'Apprentissage Électronique |
LEA |
M
| Terme |
Abréviation |
| Mémoire |
MEM |
| Modèle |
MOD |
N
| Terme |
Abréviation |
| Note |
NOT |
| Notification |
NOTF |
| Nouvelle offre de formation |
NOF |
O
| Terme |
Abréviation |
| Ordre du Jour |
OJ |
| Ordre de Mission |
OM |
| Ordre de service |
OS |
P
| Terme |
Abréviation |
| Procédure |
PROC |
| Procès-verbal |
PV |
| Programme |
PROG |
| Projet |
PROJ |
| Proposition |
PROP |
Q
| Terme |
Abréviation |
| Questionnaire |
QUES |
R
| Terme |
Abréviation |
| Rapport |
RAP |
| Règlement |
REGL |
| Relevé de décisions |
RDEC |
S
| Terme |
Abréviation |
| Schéma |
SCH |
| Statistiques |
STAT |
| Suivi |
SUIV |
| Service Centraux Administratif |
SCA |
T
| Terme |
Abréviation |
| Tableau |
TAB |
| Tableau de bord |
TDB |